Das Geschäftsprozessmanagement ist eine komplexe Disziplin, die Unternehmen hilft, ihre Abläufe zu verstehen und zu optimieren. Die Strukturierung der Prozesse in ein Prozessmodell hilft bei der Übersicht und dabei sicherzustellen, dass die Betrachtung ganzheitlich ist. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Strukturierung der Prozesse auf verschiedenen Ebenen.
Level 1: Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte bildet das höchste Level im Geschäftsprozessmanagement und stellt die Gesamtheit aller Abläufe im Unternehmen abstrakt dar. Sie bietet einen Überblick über die verschiedenen Geschäftsprozesse und ihre Beziehungen zueinander. Es gibt verschiedene Methoden der grafischen Darstellung. Gemein ist allen Methoden die Unterscheidung in drei Arten von Prozessen:
Führungs- bzw. Managementprozesse
Steuern das Gesamtunternehmen; Gestalten und koordinieren die Aufgabenerfüllung über Kern- und Unterstützungsprozesse hinweg, z.B. Strategische Planung.
Leistungs- bzw. Kernprozesse
Abfolge von wertschaffenden Aktivitäten, die Inputs in Outputs transformieren und dabei einen unmittelbaren Kundennutzen generieren, z.B. Auftragsabwicklung, Kundenservice .
Unterstützungsprozesse
Unterstützen die Ausführung von Kern- und Managementprozessen, indem sie notwendige Informationen und Ressourcen als Rahmenbedingungen zur Verfügung stellen z.B. Kundeninformationen, Kosten/Preisfindung, Logistik, IT Dienstleistungen.
Level 2: Hauptprozesse
Auf Level 2 werden die Hauptprozesse definiert, wie zum Beispiel Vertrieb oder Produktion. Diese Ebene umreißt die operativen Bereiche grob und bietet einen ersten Einblick in die Struktur des Unternehmens.
Level 3: Prozesse
Auf Level 3 werden die Prozesse innerhalb der Hauptprozesse näher betrachtet, wie zum Beispiel die Entwicklung einer Vertriebsstrategie. Diese Ebene liefert eine etwas detailliertere Beschreibung der Abläufe, ist jedoch immer noch recht allgemein gehalten.
Level 4: Teilprozesse
Level 4 beschäftigt sich mit den Teilprozessen, also den Schritten, die zur Durchführung eines bestimmten Prozesses erforderlich sind, wie zum Beispiel die Marktanalyse im Rahmen der Vertriebsstrategieentwicklung. Hier werden bereits konkrete Handlungsanweisungen definiert, jedoch oft noch ohne detaillierte Einzelheiten.
Level 5: Aktivitäten / Aufgaben
Auf der niedrigsten Ebene, Level 5, werden die Aktivitäten und Aufgaben beschrieben, die zur Ausführung der Teilprozesse erforderlich sind. Hier werden Systeme, Anweisungen und Verfahren dokumentiert, um die Schritte in den Prozessen der Stufe vier auszuführen. Es werden Eingaben, Ausgaben, zugehörige Schritte und Entscheidungspunkte festgehalten.
Die Strukturierung der Prozesse auf verschiedenen Ebenen ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe klar zu definieren und zu verstehen. Indem sie von der abstrakten Gesamtsicht bis hin zu detaillierten Aufgabenbeschreibungen gehen, können sie ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten und gezielt optimieren. Das Geschäftsprozessmanagement bietet somit ein starkes Fundament für unternehmerischen Erfolg.
Ausblick: In unserem nächsten Artikel zum Thema Geschäftsprozessmanagement werden wir uns mit Methoden der Prozessaufnahme beschäftigen.
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