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AutorenbildSchüberl Consulting

Effiziente Prozessaufnahme mit dem SIPOC-Modell

Komplexe Prozesse führen häufig zu unterschiedlichen Wahrnehmungen innerhalb eines Teams. Das SIPOC-Modell bietet ein einfaches, aber effektives Werkzeug, um alle relevanten Aspekte eines Prozesses zu visualisieren und Missverständnisse zu vermeiden. Es sorgt für einen vollständigen Überblick – von Lieferanten, Inputs und Prozessschritten bis hin zu Outputs und Kunden. Der Beitrag zeigt, wie SIPOC in der Theorie und Praxis eingesetzt werden kann, um Prozesse klarer und effizienter zu gestalten.


Warum ist ein SIPOC wichtig?

Der SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) bietet eine strukturierte Übersicht über alle wichtigen Prozessbestandteile und fördert ein gemeinsames Verständnis unter den Beteiligten. Dies ist entscheidend, weil viele Prozesse in der Praxis unterschiedlich wahrgenommen werden. Ein SIPOC hilft dabei, diese unterschiedlichen Sichtweisen zusammenzuführen und eine gemeinsame Grundlage zu schaffen.


Durch das Erstellen eines SIPOC-Diagramms können:

  • Missverständnisse vermieden werden, da alle Beteiligten den gleichen Prozess sehen.

  • Engpässe und Verbesserungspotenziale im Prozess frühzeitig erkannt werden.

  • Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert werden, was besonders bei abteilungsübergreifenden Prozessen wichtig ist.


Mit einem klaren Prozessverständnis verbessert sich die Kommunikation, und Optimierungen können gezielt angegangen werden.


SIPOC im Detail: Der richtige Detailgrad

Bevor mit der Erstellung eines SIPOC-Diagramms begonnen wird, ist es entscheidend, den richtigen Detailgrad festzulegen. Dies hängt stark davon ab, welches Ziel mit dem SIPOC verfolgt wird.


  • High-Level-SIPOC: Dies eignet sich, wenn du eine grobe Übersicht über einen Prozess benötigst. Ein High-Level-SIPOC fasst die wesentlichen Schritte zusammen und ist hilfreich, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, bevor man in tiefere Analysen einsteigt.

  • Detaillierter SIPOC: Wenn du den Prozess genauer untersuchen möchtest, ist ein detailliertes SIPOC sinnvoll. Es zeigt spezifische Prozessschritte und Abhängigkeiten auf und hilft dabei, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.


Praxis-Tipp: Das Beginnen mit einem High-Level-SIPOC und Verfeinern nach Bedarf ermöglicht, den Überblick zu behalten, ohne von Anfang an zu tief in Details einzutauchen, die den Prozess unübersichtlich machen könnten.

 

Wie wird ein SIPOC in der Praxis umgesetzt?

Ein SIPOC-Diagramm wird oft in Workshops erstellt, da es wichtig ist, verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen. Unterschiedliche Abteilungen haben oft verschiedene Ansichten auf den Prozess. Diese müssen in einem SIPOC zusammengeführt werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten.


Praxis-Tipp: Eine kleinere Gruppengröße von 3-5 Personen ist ideal für einen SIPOC-Workshop. Kleinere Gruppen fördern eine fokussierte Diskussion und vermeiden, dass zu viele Meinungen den Prozess verlangsamen.

 

Workshop-Ablauf

  1. Trigger- und Endpunkt des Prozesses definieren: Der erste Schritt im Workshop sollte sein, den Triggerpunkt des Prozesses festzulegen – also der Punkt, der den Prozess auslöst – sowie den Endpunkt zu bestimmen, an dem der Prozess als abgeschlossen gilt. Diese klare Festlegung verhindert Missverständnisse über den Prozessrahmen.

  2. Prozessschritte festlegen: Sobald der Triggerpunkt und Endpunkt definiert sind, geht es darum, die wesentlichen Prozessschritte festzulegen. Es soll sichergestellt sein, dass sich alle Teilnehmenden auf die grundlegenden Schritte einigen.

  3. Inputs und Outputs und Kunden definieren: Was wird am Ende erzeugt und wer profitiert vom Output?

  4. Lieferanten und Kunden identifizieren: Was wird benötigt, um den Prozess durchzuführen, und wer stellt die notwendigen Inputs bereit?

 

Nach dem Workshop: Abstimmung mit allen Beteiligten

Nach dem Workshop ist es entscheidend, das SIPOC-Diagramm mit allen relevanten Stakeholdern abzustimmen. Prozesse werden oft unterschiedlich wahrgenommen, und nur durch die Einbindung verschiedener Perspektiven kannst du sicherstellen, dass das SIPOC vollständig ist.


Praxis-Tipp: Die Durchführung einer Feedback-Runde, bei der das SIPOC allen beteiligten Abteilungen vorgelegt wird, beseitigt Unklarheiten und stellt sicher, dass Ergänzungen vorgenommen werden, bevor das SIPOC fertiggestellt wird. Diese Abstimmung ist der Schlüssel, um spätere Missverständnisse zu vermeiden und den Prozess effizient zu optimieren.


Praxisbeispiel: SIPOC in der Logistik

Ein Unternehmen möchte den Prozess der Wareneingangskontrolle verbessern. Durch die Erstellung eines SIPOC-Diagramms wird der Prozess strukturiert und klar definiert:

Vor der SIPOC-Erstellung war unklar, warum es immer wieder zu Verzögerungen beim Wareneingang kam. Durch das SIPOC-Diagramm wurde schnell sichtbar, dass die Abhängigkeit zwischen der IT-Abteilung und der Lagerverwaltung schlecht abgestimmt war. Nach der Analyse wurden Maßnahmen ergriffen, um diese Schnittstelle zu verbessern und den Prozess reibungsloser zu gestalten.


Ausblick: In unserem nächsten Artikel werden wir uns näher mit BPMN 2.0 beschäftigen.


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