Von der Unordnung zur Struktur: Optimierte Abläufe durch gezielte Arbeitsplatzgestaltung

Im letzten Beitrag haben wir die Vorteile und Schritte der 5S-Methode erläutert. Den vollständigen Beitrag finden Sie hier.

Zusammengefasst ist die 5S-Methode ein bewährtes Lean Management-Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, Ordnung und Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern. Insbesondere die ersten beiden Schritte, Selektieren (Seiri) und Systematisieren (Seiton), sind entscheidend für den Erfolg, da sie die physische Ordnung herstellen und die Grundlage für ein effektives Ordnungssystem bilden. In diesem Beitrag möchten wir daher den Fokus auf diese beiden Schritte legen.

Selektieren (Seiri)

Im ersten Schritt geht es darum, überflüssige Gegenstände am Arbeitsplatz zu identifizieren und zu entfernen.

Durch diese Selektion schaffen Unternehmen nicht nur Übersichtlichkeit, sondern auch Raum für Ordnungsstrukturen, die effiziente Arbeitsabläufe fördern.

Der Selektionsprozess kann wie folgt gestaltet werden:

1. Inventarisierung

Sämtliche Gegenstände im betrachteten Bereich werden systematisch erfasst und dokumentiert.

2. Entscheidungsfindung

Für jeden Gegenstand wird eine Entscheidung hinsichtlich seiner weiteren Verwendung getroffen. Dabei werden fünf Kategorien unterschieden:

• Behalten (First Order Retrievability): Gegenstände, die in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsplatz benötigt werden.

• Behalten (Second Order Retrievability): Gegenstände, die erforderlich sind, jedoch nicht direkt zugänglich sein müssen.

• Zurückgeben: Gegenstände, die in eine andere Abteilung gehören.

• Quarantäne: Gegenstände, bei denen unklar ist, ob sie weiterhin benötigt werden. Wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht verwendet werden, werden sie entsorgt.

• Entsorgen: Alle nicht benötigten Gegenstände, werden entsprechend ihrem Wert verkauft, verschenkt oder entsorgt. Regelmäßige Überprüfung
  

3. Regelmäßige Überprüfung

Die Schritte 1 und 2 müssen regelmäßig wiederholt werden, da sich im Laufe der Zeit zusätzliche Gegenstände ansammeln und ehemals benötigte Gegenstände möglicherweise nicht mehr gebraucht werden. Gegenstände aus der Quarantäne, die seit der letzten Überprüfung nicht verwendet wurden, sollten nun entsorgt werden.

Praxistipp

Eine digitale Inventarliste erleichtert die Übersicht. Neue Gegenstände lassen sich einfach hinzufügen und die Entscheidungen aus Schritt zwei können transparent dokumentiert werden.

Systematisieren (Seiton)

Nachdem unnötige Gegenstände entfernt wurden, folgt die systematische Anordnung der verbleibenden Materialien. Eine klare Struktur und logische Anordnung erleichtern den Zugriff auf Werkzeuge und Materialien, wodurch die Effizienz der Arbeitsabläufe weiter verbessert wird. Jeder Gegenstand sollte einen festen Platz haben, der leicht zugänglich ist und den Arbeitsprozess unterstützt.

Hier sind einige Empfehlungen für die praktische Umsetzung:

• Ergonomische Platzierung: Gegenstände der First Order Retrievability sollten in unmittelbarer Greifnähe zum Arbeitsplatz platziert werden, während selten genutzte Gegenstände weiter entfernt aufbewahrt werden können.

• Gruppierung: Gegenstände, die häufig zusammen verwendet werden, sollten gemeinsam aufbewahrt werden.

• Regulatorische Compliance: Stellen Sie sicher, dass die neue Ordnungsstruktur alle regulatorischen Anforderungen erfüllt.

• Digitale Unterstützung: Eine CAD-Software kann bei der Planung und Dokumentation des Layouts hilfreich sein.

• Abläufe unterstützen: Nutzen Sie Strukturen wie Shadowboards und Lochwände für griffbereite Werkzeuge. Kreative Lösungen wie Ablagen an Geländern verhindern, dass Werkzeuge auf den Boden fallen. Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden für weitere praktische Ideen.

• Kennzeichnung: Schilder und Farbcodierungen weisen jedem Gegenstand einen festen Platz zu, um bleibende Ordnung zu gewährleisten.

Die ersten beiden Schritte der 5S-Methode führen zu signifikanten Verbesserungen in der Arbeitsumgebung und -effizienz. Ordnung und Systematisierung sind Grundpfeiler einer effektiven Arbeitsplatzgestaltung und bereiten den Weg für die weiteren Schritte der 5S-Methode. Da nachhaltige Ordnung nur durch konsequentes Einhalten bestehen bleibt, wird im nächsten Beitrag erläutert, wie Sauberkeit, Ordnung und Disziplin dauerhaft und erfolgreich aufrechterhalten werden können.

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